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岳塘经济开发区 - 政策法规
湖南湘潭岳塘经济开发区公文处理办法
来源:岳塘经开区  时间:2019-03-22 09:35:05  作者:

  为进一步规范公文管理,保证公文有序、规范、高效运转,不断提高公文处理水平,特制定本办法。

  一、收文处理

  (一)签收。收到来文,首先看清是否属于本单位收文,然后清点,核实来文数量,检查无误后,方可签字、注时。

  (二)登记。将收到的文件按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数等逐项进行登记。

  (三)拟办。收文登记后, 办公室要填写〈公文处理单〉,并由办公室负责人提出拟办意见,送请主要领导批示后办理。为方便领导批办,可将本文提出的或与本文有关的文件资料附在本文之后,供领导参阅。

  (四)批阅。急件或者重要来文由分管办公室领导阅示,普通件由办公室提出呈阅意见。批文时要认真阅文,弄懂弄清文件要求,并提出处理意见。需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等;需阅知件,要提出阅知范围;需传达件,要提出传达范围和时间;需复印件,要提出翻印份数和发放范围等;最后要签名、注时。

  (五)传阅。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅中,应先送主要领导和分管领导阅:各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见,要按领导同志的意见,做好补办工作。文件传阅前,要认真登记,阅完后进行检查,随时掌握文件的去向。

  (六)承办。承办单位接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上单位承办的文件,主办单位要主动会同有关单位协商办理,并负责回复办理结果。

  (七)催办。对需送有关部门办理的重要文件,要定期或跟踪进行督促检查,并做好催办记录,办完后要向分管领导和办公室负责人反馈结果。

  (八)立卷。把对本单位工作有查考价值的上级文件、材料收集齐全,按文书立卷有关规定整理成案卷,并填写案卷目录。

  (九)归档。将立好的案卷向档案室移交,移交时应履行审定、交接手续。

  (十)销毁。没有存档价值的文件以及其他材料,经鉴定、批准后,可进行销毁,销毁秘密文件,按有关保密规定严格执行,严禁向废品收购部门或个人出售。

  二、发文处理

  (一)拟稿。凡需以岳塘经开区名义发文的或上级领导明确要求发文的,先由来文部门代拟文稿。

  (二)核稿。即对文件草稿进行审核,由有关局室负责人在草稿未送办公室审批之前,对草稿的内容进行全面审核。

  (三)审核。经初审后,交办公室核稿,由办公室负责人签署意见。公文审核的内容是:

  1、报批程序是否符合规定。

  2、内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定,是否完整、准确地体现发文的意图;并同现行有关公文相衔接。

  3、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

  4、所提措施和办法是否切实可行。

  5、文种使用是否准确,公文格式是否规范。

  (四)会签。经办公室提出意见后,报分管领导审核,签字。

  (五)签发。单位主要领导对文稿予以最后审批,文件草稿经领导签发后即成最后定稿,文件据此生效。

  (六)编号。文件经签发后要进行编号登记,防止发文混乱。编号应按照公文格式规定编排,包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

  (七)打印。打印即对签发过的文稿进行印制。要注意:

  1、必须以签发后的定稿为依据,不得随意改动,确需改动的要报签发人批准。

  2、排版要整齐大方,便于阅读。

  3、注意保密,禁止他人随意翻阅,底板、废页要保管清理。

  (八)校对。校对要以定稿为基准。

  (九)用印。在制成的公文上加盖机关公章。用印要端正、清晰、位置恰当。

  (十)归档。制成的文件连同文稿一起,按照正文在上、草稿在下的顺序收集在一起,按文书档案管理的要求整理归档。

  三、机要保密

  (一)全体工作人员要认真学习和严格执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级机关保密工作的有关规定,增强保密法制观念和做好保密工作的政治责任感,严格遵守保密制度,保守国家秘密。

  (二)全体人员必须遵守:不准在非保密本上记录机密;不得向亲友和无关人员谈论机密;不准在私人通话中涉及机密事项;不准将涉密档案资料带入公共场所。

  (三)保密人员负责做好秘密文件的登记、清点、归档工作,防止泄密。密级文件未经批准不得传抄、翻阅、转载和扩大范围阅读并配备必要的保密设备。

  (四)新进工作人员或聘请人员上岗前要进行保密教育。工作人员因调动工作或离退休时要将所有保管的文件移交单位。

  (五)不准泄密计算机处理和存贮的各种秘密信息,无关人员不准接触涉密计算机。涉密人员不得报露秘密信息,一旦泄密将承担相应的法律后果。

  (六)不该说的国家秘密,绝对不说;不该问的国家秘密,绝对不问;不该看的国家秘密,绝对不看;不该记的国家秘密,绝对不记。

  (七)各部门要明确一名兼职保密员负责本科室的保密工作,每季度进行一次保密自查,发现问题迅速向办公室报告,及时研究解决。

  (八)传递涉密文件、资料应当通过办公室进行,各部门领取的外部涉密文件必须交至办公室,由办公室严格按涉密文件规定签收,再由办公室按规定的范围传阅并按时限要求及时追回。

  (九)涉密人员必须符合保密工作基本要求,上岗前由办公室对其进行保密法制和保密知识教育,涉密人员在岗期间,要对其政治态度、思想状况和工作表现定期考察,对不符合保密要求的要及时调离。涉密人员离职离岗实行脱密管理。

  (十)销毁秘密载体,应登记造册,按审批程序集中处理,销毁秘密载体,应当确保秘密信息无法还原。禁止将秘密载体作为废品出售。

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